SOFTWARE PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
  • Definición:
    • Software: es un ingrediente indispensable para el funcionamiento del computador. Está formado por una serie de instrucciones y datos, que permiten aprovechar todos los recursos que el computador tiene, de manera que pueda resolver gran cantidad de problemas. Un computador en si, es sólo un conglomerado de componentes electrónicos; el software le da vida al computador, haciendo que sus componentes funcionen de forma ordenada. El software es un conjunto de instrucciones detalladas que controlan la operación de un sistema computaciona.
    • Tipos de Software:
  • Software del sistema:Es un conjunto de programas que administran los recursos de la computadora. Ejemplos: Unidad central de proceso, dispositivos de comunicaciones y dispositivos periféricos, el software del sistema administra y controla al acceso del hardware.
  • Software de aplicaciones: Programas que son escritos para o por los usuarios para realizar una tarea especifica en la computadora. Ejemplo: software para procesar un texto, para generar una hoja de calculo, el software de aplicación debe estar sobre el software del sistema para poder operar.
  • Software de usuario final: Es el software que permiten el desarrollo de algunas aplicaciones directamente por los usuarios finales, el software del usuario final con frecuencia tiene que trabajar a través del software de aplicación y finalmente a través del software del sistema.**La Ofimática: Tareas informatizadas que se realizan en el ámbito de la gestión administrativa de empresas y organizaciones, como son: la gestión comercial, la gestión de personal, contabilidad, fiscalidad,…
    • Gestión Administrativa:Es un conjunto de acciones desarrolladas por el nivel jerárquico superior de la empresa (directivos-gerentes), a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control del empleo de todos los recursos organizacionales.
    • Software para la Gestión Administrativa: es una herramienta que ayuda a organizar y a procesar la información que se genera a lo largo del crecimiento de una empresa o negocio, gracias a la información que se genere se toman las mejores decisiones.
      • Tipos:
  • Sistemas de información: Imprescindibles en las empresas, cuyo objetivo es el apoyo y ayuda a la toma de decisiones a partir del análisis de todos los datos relacionados con el negocio.

El software estándar más difundido está compuesto por las siguientes aplicaciones:
  • Procesador de textos.
  • Hoja electrónica de cálculo.
  • Sistema gestor de base de datos.
  • Gestor de gráficos y presentaciones.
  • Gestores de comunicaciones: navegadores de Internet, gestores de telefax,…
  • Gestión comercial.
  • Gestión de personal.
  • Control de inventarios y gestión de almacén.
  • Contabilidad, fiscalidad y facturación.
  • Gestión y automatización de correspondencia y fax.
  • Gestión de los servicios de Internet: navegación Web, videoconferencia,…
Procesador de Textos
Se utiliza para crear, editar e imprimir todo tipo de documentos como cartas comerciales, artículos e informes. Tiene la ventaja de que los textos pueden ser modificados y corregidos cuantas veces se quiera, facilita enormemente la presentación de los documentos, la justificación,… Características:
  • Colocación y modificación de márgenes y tabuladores, auto ajuste y centrado de textos.
  • Manejo de bloques de texto, movimiento o copia de palabras,…
  • Resaltado y subrayado de textos.
  • Inserción en el texto de dibujos y gráficos, fotografías e imágenes,…; inserción de diagramas y organigramas; inserción de símbolos y objetos,…
  • Búsqueda y sustitución automática de cualquier cadena de caracteres a lo largo de todo el documento.
  • Utilización de una amplia gama de tipos de letra y formatos de escritura. Símbolos matemáticos y científicos y caracteres especiales.
  • Numeración automática de páginas y epígrafes.
  • Generación automática de índices y apéndices.
  • Utilización de tablas. Cuadros estadísticos.
  • Corrección ortográfica.
  • Thesaurus (Tesauros). Facilita una lista de sinónimos, antónimos y derivados de cualquier palabra seleccionada.
  • Importación y exportación de textos, tablas, ilustraciones, gráficos,… desde o hacia otros documentos o aplicaciones.
En estas aplicaciones el uso de todas estas posibilidades queda reflejado en el documento mediante códigos internos, dirigidos principalmente al control de la impresión en papel, de tal manera que la presentación en pantalla difiere de la real.
Hoja electrónica de cálculo.
Distribución tabular en filas y columnas de un conjunto de celdas en las que se pueden colocar números, texto, operaciones matemáticas o funciones de cálculo, con el objeto de dar respuesta a toda una serie de problemas de cálculo que se adaptan a esta disposición. Características:
  • Descripción de operaciones o funciones en cualquier celda cuyo resultado es calculado automáticamente.
  • Inclusión de rótulos, cabeceras, líneas de totales y cualquier tipo de texto. Así como fotos, dibujos,…
  • Obtención de representaciones gráficas de los resultados (diagramas de barras,…)
  • Intercambio de los datos, total o parcialmente, con otras aplicaciones ofimáticas.
  • Presentación por pantalla o impresora de las hojas.
  • Unión de varias hojas en una sola, así como disgregación de una en varias independientes.
Gestor de base de datos (SGBD).
Aplicación que permite manejar un conjunto grande de datos organizados en archivos e interrelacionados entre sí. Un archivo estará formado por un número variable de registros, cada uno de los cuales contendrá una información individual mediante un número predeterminado de campos. La gran importancia que tiene la localización y el rápido acceso a cualquiera de los registros a partir del valor de uno de sus campos hace que sea fundamental una buena organización y un buen sistema de acceso. Características:
  • Recuperación y visualización de los registros, permitiendo su modificación.
  • Facilidad de actualización de los datos.
  • Posibilidad de mantener el archivo ordenado por varios campos distintos, mediante indexación.
  • Creación de pantallas de presentación personalizadas.
  • Facilidad de obtención de informes por impresora y documentos con diversos formatos (formularios, consultas,…)
  • Importación y exportación de datos con otras aplicaciones.
  • Compartición de los datos por distintos usuarios mediante redes locales o a través de Internet.
  • Utilización de funciones estándar para automatizar los procesos y operaciones más habituales.
  • Disposición de un lenguaje de programación específico para el diseño de aplicaciones específicas de usuario.
Gestor de gráficos
Permite crear y manipular imágenes gráficas. Para ello es necesario que el equipo disponga de unas mínimas capacidades gráficas (tarjeta de gráficos, monitor de color con suficiente resolución,…)
Los gráficos usados con un ordenador pueden ser de dos tipos:
  • Gráficos de mapa bits (bitsmap). Se presentan internamente con el conjunto de puntos que conforman la imagen. Cada punto es un elemento de información compuesto por sus coordenadas junto con su color. Se suelen utilizar para una imagen escaneada, para retocarla, colorearla,…
  • Gráficos vectoriales. Se presentan internamente con la función geométrica correspondiente a la figura. Tienen mejor calidad de presentación, permitiendo modificaciones en sus proporciones, cambio de escala, desplazamientos, giros, ajustes,...
Dentro de la gran cantidad de software para gráficos, un grupo muy importante lo constituyen las aplicaciones de gráficos estadísticos o gráficos de gestión, cuyas posibilidades están limitadas básicamente a la obtención de las gráficas usadas en los documentos y presentaciones del ámbito empresarial, incluyendo los diagramas de barras, poligonales y de sectores. Estas aplicaciones tienen la posibilidad de comunicarse con otras, de donde obtienen los datos cuya representación gráfica se desea, e incluso en muchos casos van integrados con dichas aplicaciones.
Gestores de comunicaciones.
Un ordenador se puede comunicar con otros equipos mediante una red telefónica o líneas de telecomunicación, dando lugar a la teleinformática o teleproceso, surgiendo así una nueva disciplina conocida como Teleinformática o Telemática. Para interconectar los ordenadores en red se necesitará un hardware específico: una serie de equipos y dispositivos que dependerán del tipo de red instalada, de la topología de la red, del tipo de cable usado,… Se requerirán una serie de dispositivos que dependen de la estructura de la red y el tipo de cable usado: Hub, Encaminador o Router, un Servidor Proxy, y cable telefónico normal con un módem, línea de alta velocidad,…
Junto a este hardware se requiere el software específico que permita el establecimiento de la conexión y su mantenimiento hasta que se concluya con el proceso solicitado.
Un gestor de comunicaciones es un programa que hace que los problemas inherentes a la transmisión de datos sean transparentes al usuario, liberándole de los aspectos técnicos de la telecomunicación y proporcionándole un entorno amigable para el que no se requieran conocimientos especiales del tema. Ofrece múltiples posibilidades:
  • Conexión a otra computadora remota, se encuentren en el ámbito de la mima oficina o edificio, en el ámbito de la misma ciudad o en cualquier lugar del mundo.
  • Acceso a grandes computadoras (mainframes) que controlan el proceso de múltiples estaciones de trabajo.
  • Acceso a beses de datos: ministerios, organismos públicos, bibliotecas,…
  • Correo electrónico.
  • Intercambio de mensajes.
  • Operaciones entre bancos y Sistema SWIFT (apertura de créditos documentarios en c. exterior,…)
  • Intercambios entre empresas.
Un ordenador personal con un mínimo de equipamiento de comunicaciones y el software correspondiente, se puede conectar directamente a otra computadora, a una red local o a una red abierta de área extensa. De esta manera, adquiere una nueva característica, denominada conectividad que le permite hacer uso de una serie ilimitada de recursos distribuidos en todo el mundo.

Paquetes de software integrado
Es el conjunto formado por varias aplicaciones específicas relacionadas entre sí, que constituyen una unidad operativa.
Este tipo de software ha sido sustituido por el software integrable que son aplicaciones distintas que pueden usarse de forma autónoma, pero que también pueden funcionar dentro de un entorno común, permitiendo la interrelación y compartición de datos, lo que constituía la principal ventaja de los paquetes de software integrado.
Gestión Comercial.
Terminal Punto de Venta: gestiona la venta y cobro en establecimientos comerciales, a través de la integración de una serie de equipos conectados: escáner lector de código de barras, teclado, impresor de tickets y facturas, pantalla del ordenador o dependiente y display del cliente, caja registradora,…
Funcionan por medio de un paquete de software realizado normalmente a medida. Funciones:
  • Captura de datos por reconocimiento del código de barras de los productos, o por introducción de referencia del producto con el teclado.
  • Búsqueda y actualización automática de precios y artículos.
  • Gestión de comparas de clientes con pago en metálico, con tarjeta de crédito o cheque.
  • Arqueos y cierres, desglosados por las cajas registradoras.
  • Registro histórico de tickets, movimientos de entrad y salida de caja, cierres por día,…
  • Movimientos de entrada y salida para cada una de las cajas, para cada agente vendedor,…
  • Impresión de factura o tique de venta.
  • Módulo de control de llamadas de clientes o proveedores.
  • Pantalla táctil.
  • Panel de Gestión con conexión a Internet.
  • Correo electrónico desde la aplicación.
  • Generación de informes con formato HTML.
  • Gestión de remesas de la cartera de cobros/pagos de recibos.
  • Control de descuentos y agentes por línea de tickets.
  • Control de artículos.
  • Posibilidad de incluir comentarios e imprimirlos en los tickets.
  • Posibilidad de realizar facturas a clientes no codificados, introducir artículos no codificados,…
  • Comercio electrónico (venta por Internet).
Han sustituido a las clásicas cajas registradoras de los comercios, aumentando sensiblemente el control y efectividad tanto de la gestión comercial como financiera.
Intercomunicación electrónica entre centros comerciales, tiendas,…: Estas aplicaciones avanzadas permiten compartir todos los datos generados en las distintas delegaciones, adaptando las diversas posibilidades de gestión comercial que aportan estas herramientas a las necesidades específicas de información y gestión que realmente necesite cada empresa. Características:
  • Puede decidirse si se factura desde la central.
  • Los clientes pueden ser compartidos entre la central y las tiendas
  • Se fijan los contadores para cada una de las tiendas.
  • Se puede dotar de libertad total a las tiendas, centros o delegaciones de una empresa.
  • Continuo envío de información entre la central y las tiendas.
Algunas prestaciones de estas aplicaciones:
  • Facturar desde la central.
  • Gestión de contadores de entradas, salidas y existencias desde la central.
  • Gestión comercial de artículos.
  • Traspaso de pedidos, albaranes, facturas,… de clientes a la central.
  • Automatización de envío/recepción de información.
Contabilidad, fiscalidad y facturación.
Permite el registro y análisis de los hechos económicos que motivan la Contabilidad de la empresa, van asociadas y coordinadas normalmente, con herramientas de registro y control de impuestos (IVA), además de otras herramientas, dirigidas a la confección de la documentación implicada en la gestión contable y fiscal: facturas, albaranes, recibos, notas de cargo y abono,…
Características de un paquete contable actual:
  • Aportan soluciones a los distintos ámbitos de la Contabilidad: financiera, analítica, presupuestaria,…
  • Elaboración de las cuentas anuales. Confección de Balances, Cuenta de Resultados y Memoria,…
  • Informes. Análisis Financieros y Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
  • IVA. Presentación telemática a través de Internet en la AEAT.
  • Contabilidad Presupuestaria. Asignación de presupuestos a subcuentas. Confección de presupuestos anuales.
  • Contabilidad Analítica. Control de costes por departamentos, secciones o grupos financieros homogéneos; de costes por órdenes de fabricación, por pedidos y proyectos analíticos.
  • Gestión de Inventario y Amortizaciones. Generación automática de asientos de amortización.
  • Cartera de valores. Control de vencimientos de cobros y pagos de efectos.
  • Modulo de Gestión del Conocimiento. Exportación de cuentas, balances, memorias, informes,…
  • Diseñadores avanzados de la documentación administrativa y mercantil. Diseñar documentos contables, informes y documentación en general.
Características de un paquete de facturación avanzado:
  • Diseñador avanzado de documentos.
  • Cartera de valores.
  • Enlace renovado con terminales de mano.
  • Fábrica. Conocer producción industrial; control del stock pendiente,…
  • Generación automática de los pedidos a proveedores.
  • Artículos.
  • Enlace con el paquete de Contabilidad (Ej: ContaPlus)
  • Módulo de control de llamadas a clientes/ proveedores.
  • Posibilidad de realizar facturas a clientes no codificados.
Gestión de personal.
Nos permite el registro y control de toda la vida laboral del trabajador, estudios realizados, experiencia profesional, ascensos, idiomas que conoce, sección de trabajo al que pertenece, así como el cálculo automatizado de los conceptos retribuidos, finiquitos y cálculo y confección de seguros sociales, confección de justificante de jornadas trabajadas, incidencias mensuales, transferencia de pago de nóminas a través de banca electrónica.
      • Caracteristicas:

Software Administrativo Integral es un sistema que le permite administrar y tener mejor organizada cualquier empresa o negocio.

1. Es muy fácil de operar y permite que los procesos se realicen en menos tiempo, incrementa la productividad de la empresa.
2. Se adapta a su empresa cubriendo requerimientos especiales para lograr un mejor funcionamiento.
3. Es un sistema integral que involucra todos los aspectos administrativos evitando la duplicidad de trabajo.
4. Es confiable y proporciona información exacta, oportuna e inmediata de las operaciones de la empresa, para la toma de una mejor decisión.
5. Ofrece un ambiente seguro e integrado, para manejar todos los aspectos de su organización, con todos los beneficios que esto tiene para su
negocio,mediante la aplicación del software las siguientes áreas:

  • Administrativa.- Maneja todo lo relacionado con la compra y venta de productos y/o servicios, apoyados por un buen control de inventario.
  • Contable.- Maneja todo lo relacionado con la contabilidad de la empresa y los diferentes pagos que se hacen: gastos, nómina, compra de mercancía, etc. -
  • Enlace de sucursales:Si su empresa cuenta con varias sucursales, es posible enlazarlas e intercambiar información entre ellas logrando grandes beneficios.
  • Módulos especiales.- Si su empresa tiene algún proceso muy especial, es posible desarrollar módulos que se adapten mejor a las necesidades de la empresa, para satisfacer esos requerimientos. Lo que su empresa necesita es una solución completa y sencilla.

      • Importancia: La gestión administrativa en la empresa cumple un rol de suma importancia, debido a que, por medio del manejo eficiente de los recursos que la misma posee, se lograrán aquellas metas y objetivos establecidos que conllevarán al alcance del éxito en la organización. El proceso que contempla la utilización de estos recursos está conformado por las fases mencionadas anteriormente, el cual se puede desarrollar y agilizar eficazmente mediante un software.